STRUKTUR ORGANISASI

Kali ini kita akan membahas tentang organisasi dalam proyek dan bagaimana struktur organisasinya.

Pertama-tama perlu kita ketahui dulu, apa sih organisasi proyek itu?

Organisasi proyek merupakan  sekelompok orang atau suatu sistem yang melibatkan banyak pihak dari berbagai latar belakang ilmu dan keahlian yang terorganisir dan terkoordinasi dalam suatu wadah tertentu, yang  bekerja sama melaksanakan tugas pelaksanaan proyek dengan cara tertentu.

Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya terdapat pengorganisasian yang baik. Pengorganisasian tersebut merupakan pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur tahap-tahap pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai sasaran. Oleh karena itu unsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan proyek harus saling bekerja sama dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap tugas, kewajiban serta wewenang yang telah diberikan sesuai bidang dan keahlian masing-masing.

Lalu apa saja  manfaat dan keuntungan dengan adanya organisasi dalam suatu proyek?

1. Tujuan proyek dapat tercapai.
2. Pekerjaan proyek dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
3. Mengendalikan schedule, biaya, dan sumber daya proyek.
4. Meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan yang tersedia secara maksimal.
5. Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang.
6. Melakukan standarisasi dari pekerjaan proyek
7. Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian.
8. Mengurangi jumlah pekerjaan yang mungkin terlewati.

Struktur Organisasi Proyek Konstruksi

1. Pengatur dan penyedia staff, bagan ini sebagai sarana penentuan dan pengaturan serta pembagian tugas antara seorang dan kelompok orang, untuk "siapa" yang mengerjakan "apa" yang dikerjkan dan kepada "siapa" orang yang bekerja itu harus mempertanggung jawabkan pekerjaannya.
2. Pengarah, bagan ini mengarahkan proyek yang dikerjakan kepada sasaran yang telah direncanakan. Dalam bagan ini faktor kepemimpinan manager proyek untuk memberikan motivasi kepada anak buahnya amat menentukan sekali untuk pengembangan sumber daya manusia dan bimbingan kerja.
3. Pengkoordinasi, bagan ini sebagai pengatur keselarasan dalam tiap pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih, kerja ulang atau kesemrawutan antar bagian divisi.
4. Pengontrol, bagan ini berfungsi mengontrol pekerjaan yang dilakukan organisasi proyek, apakah perkembangan tiap pekerjaan sesuai denganjalur yang direncanakan ataukah ada penyimpangan. Pengontrolan tidak hanya dari laporan saja, tapi perlu dicek juga di lapangan.

Struktur Organisasi Proyek Konstruksi Dan Hubungan Antar Pihak

1. Hubungan Struktual, adalah hubungan garis perintah dimana satu pihak berhak memberikan perintah dan pihak lain berhak melaksanakannya selama perintah itu sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Hubungan Kontraktual, adalah hubungan kontrak dimana pihak pihak diatas telah membuat perjanjian sesuatu hal dan dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum didalam masing-masing kontrak. Dalam hal ini masing-masing pihak harus menjalankan tugasnya sesuai isi perjanjian dan akan mendapat haknya sesuai yang dijanjikan dalam kontrak.
3. Hubungan Koordinasi, adalah hubungan kerja sama antara pihak-pihak yang memiliki hubungan kerja, dalam hal ini hubungan koordinasi itu terjadi antara pihak konsultan perencana dengan pihak konsultan pengawas. Mereka dapat melakukan kerjasama dalam menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin terjadi dilapangan.

Macam-Macam Struktur Organisasi
A. Bentuk Struktur Organisasi Berdasarkan Hubungan Kontrak

1. Organisasi Tradisional

Dalam struktur organisasi ini pihak pemilik (owner)  mempekerjakan seorang pendesain (arsitektur designer) yang bertugas dalam mempersiapkan rencana dan spesifikasi proyek, kemudian melakukan inspeksi sampai tingkat tertentu yaitu memonitor informasi dan mengawasi perkembangan pelaksanaan konstruksi. Pembangunan konstruksi merupakan tanggung jawab kontraktor utama tunggal kepada pemilik melalui suatu perjanjian. Subkontraktor pada umumnya mengajukan penawaran pekerjaan untuk sebagian saja dari rencana pemilik, namun hubungan kontrak formalnya adalah secara langsung dengan kontraktor utama dan selanjutnya kontraktor utama bertanggung jawab kepada pemilik mengenai semua pekerjaan, termasuk juga pekerjaan-pekerjaan yang disubkontraktorkan.

Organisasi tradisional biasa digunakan pada proyek konstruksi dengan kondisi biasa/umum. Bentuk organisasi ini terdiri dari 3 pihak, yaitu :

1. Pemilik Proyek yang bertindak sebagai owner sekaligus sebagai manajemen proyek.
2. Konsultan Proyek yang bertindak sebagai perancang konstruksi.
3. Kontraktor yang bertindak sebagai pelaksana konstruksi.

Jenis-jenis kontrak  yang biasanya diterapkan pada organisasi proyek Tradisional yaitu kontrak harga tetap, kontrak harga satuan, maksimum bergaransi, atau kontrak biaya tambah-upah tetap

2. Organisasi Swakelola

Dalam struktur organisasi ini memiliki ciri yaitu pemilik proyek bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksana proyek bertindak sebagai konsultan perencana dan kontraktor. Pekerjaan dapat dikerjakan sendiri secara fakultif atau dikerjakan oleh subkontraktor. Hampir sama dengan organisasi tradisional, hanya saja unit organisasi pemberi tugas (pemilik proyek), konsultan dan kontraktor merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dengan organisasi pemilik proyek meskipun proyek telah selesai. Pembentukan organisasi semacam ini didasarkan pada organisasi terpadu.

Jenis kontrak yang biasanya digunakan dalam struktur organisasi ini yaitu kontrak harga tetap, kontrak harga satuan atau kontrak yang dinegoisasikan

3. Organisasi Manajemen Konstruksi

Organisasi Manajemen Konstruksi berkaitan dengan manajemen proyek yang terdiri dari manajemen konstruksi dan pihak - pihak lainnya seperti Kontraktor, Konsultan Perencana dan lain-lainnya, yang mempunyai tugas mengelola proyek secara terpadu dari perencanaan proyek, desain dan pelaksanaan konstruksi. Hubungan kontrak antara pihak yang terlibat dalam tim manajemen proyek bertujuan meminimalkan hubungan timbal balik di dalam tim manajemen proyek.

Pelakasanaan tahapan dalam organisasi semacam ini memungkinkan adanya overlapping karena pelaksanaan proyek seperti desain dan pelaksanaan konstruksinya sudah terpadu di bawah koordinasi manajemen konstruksi. Dalam organisasi jenis ini biasanya manajemen konstruksi bertindak sebagai wakil owner / pemilik proyek di lapangan.

4. Organisasi Turnkey/Putar Kunci

Bentuk organisasi ini yaitu dimana konsultan kontraktor berfungsi sebagai perencana dan pelaksana proyek. Dalam metode ini keseluruhan manajemen proyek yang meliputi konsep perencanaan, perancangan, pelaksanaan kontruksi serta penyelesaian proyek biasanya ditangani oleh satu perusahaan. Melibatkan kontraktor spesialis, jenis kontrak yang diterapkan adalah kontrak harga tetap, kontrak harga maksimum bergaransi, kontrak konstruksi desain dengan biaya tambah upah tetap.

B. Bentuk Struktur Organisasi Berdasarkan Pelimpahan Wewenang

1. Struktur Organisasi Garis

Pada organisasi seperti ini, garis kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai terbawah. Tiap-tiap atasan mempunyai sejumlah bawahan tertentu yang masing-masing memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tuagsnya kepada atasan itu. Tiap-tiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan, dan hubungan antara pejabat atasan dan bawahan berjalan melalui suatu garis lurus.

2. Struktur Organisasi Proyek Fungsional

Struktur organisasi dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawabnya biasa dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi perusahaan sehingga bila proyek besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan. Pada organisasi ini lalu lintas kekuasaan tidak langsung. Tiap-tiap atasan tidak mempunyai sejumlah bawahan yang tegas. Masing-masing pejabat dapat menerima perintah dari beberapa orang, yakni daris setiap orang yang setingkat lebih tinggi kedudukannya dari dia. Dan bertanggung jawab kepada setiap atasan sepanjang fungsinya. Atasan adalah orang yang ahli dalam pekerjaannya.

Keuntungan atau kelebihan : 

- fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staff/karyawan, yang memungkinkan divisi tepat untuk base administrasi bagi orang-orang dengan keahlian tertentu, 

- orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda, dapat ditukar

- orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam 1 group untuk berbagai pengalaman dan pengetahuan yang bermanfaat untuk pemecahan masalah teknis

Kekurangan :

- klien tidak jadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan tim proyek

- divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus sesuai dengan fungsinya, jarang berorientasi pada problem oriented.

3. Organisasi Garis dan Staff

Satuan-satuan organisasi disusun menurut bentuk lurus, tetapi pucuk pimpinan menambah dengan tenaga staff sebagai tenaga ahli, baik sebagai perorangan maupun sebuah satuan (beberapa orang), yang mempunyai tugas memberikan nasehat, petunjuk ataupun keterangan.Tenaga staff tidak selalu berada langsung di bawah pimpinan, melainkan juga pada satuan-satuan organisasi tingkat jenjang yang lebih rendah bisa diadakan jika diperlukan.

Kelebihan :

- Kesatuan perintah dapat dipertahankan.

- Keahlian/spesialisasi dapat dikembangkan.

- Staff kaum theoritisi, sering mengabaikan cara-cara praktis dan pengalaman yang diperoleh pimpinan pelaksan

4. Organisasi Proyek Murni

Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Menjadi organisasi tersendiri dalam staff teknis tersendiri, administrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

Kelebihan :

- Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek yang satu-satunya direktur proyek

- Manajer Proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek, meski harus melapor ke eksekutif senior, ada perhatian khusus proyek.

- Rantai komunikasi menjadi pendek, antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung, akan mengurangi kesalahan akibat distorsi informasi.

Kekurangan :

- Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya proyek akan mengusahakan sendiri sumber daya sehinga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas

- Struktur ini akan tambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena akan berdiri sendiri dengan staf penuh.

- Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang nasib pejerja proyek yang ada, apakah dihentikan atau tetap digaji selama menunggu proyek selanjutnya.

5. Organisasi Matrik

Organisasi matrik menggambarkan penggabungan organsiasi proyek fungsional dan murni, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian proyek tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organoisasi fungsional perusahaan. Hamparan proyek memberikan dimensi horizontal (lateral) pada orientasi vertikal dalam struktur fungsional. Wewenang departemen-departemen fungsional mengalir vertikal dan wewenang proyek-proyek yang melintasi departemen mengalir horizontal.

Kelebihan:

- Memaksimalkan efisiensi penggunaan manajer fungsionil.

- Mengembangkan ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer strategi.

- Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek sudah selesai, karena orang-orang yang terlibat kembali bekerja pada unit fungsional

Kekurangan :

- Dalam organisasi matriks terdapat kekuatan seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek, sehingga bila terdapat perintah dari 2 manajer ada keraguan perintah manajer mana yang dipenuhi

- Perpindahan sumber daya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar manajer proyek, masing-masing manajer proyek ingin memastikan proyeknya yang akan sukses.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek

Kriteria-Kriteria Pemilihan

1. Frekuensi adanya proyek baru
2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Ketidakpastian
5. Keunikan
6. Kompleksitas hubungan
7. Pentingnya faktor biaya

Berikut diberikan resume pilihan organisasi dan kondisi yang mensyaratkan pilihan tersebut:

No	Bentuk organisasi	Kondisi
1	Organisasi proyek murni	Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
2	Organisasi matriks	Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time. Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
3	Bagian organisasi fungsional	Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit risiko, kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal kritis.