Administrasi Dan Tahapan Lelang

Administrasi, adalah salah satu aspek yang perlu kita pelajari dalam pengelolaan usaha. Administrasi sendiri meliputi perizinan usaha, surat menyurat, pencatatan transaksi keuangan, dan pajak.

Apabila usaha sudah memiliki izin, maka kita tidak perlu khawatir akan mendapat resiko administrative dari pemerintah dalam menjalankan usaha.

Usaha jasa konstruksi adalah salah satu bidang usaha yang memerlukan izin tersebut, salah satunya Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dari Departemen Pekerjaan Umum.

Dokumen administrasi merupakan dokumen pertama yang dinilai oleh panitia tender dalam proses seleksi selain dokumen teknis dan daftar penawaran harga. 

Jadi, jika kontraktor atau konsultan tidak melengkapi dokumen-dokumen yang diisyaratkan dalam dokumen tender, maka kontraktor atau konsultan bias dinyatakan GUGUR  atau bisa juga kontraktor atau konsultan dinyatakan “ada tapi dengan catatan”.

Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penawaran administrasi terdiri dari empat bagian, yaitu :

Formulir Kualifikasi

a) Surat Pernyataan

b) Surat Pernyataan Fakta Integritas
Fakta integritas adalah kesepakatan tertulis yang dibuat oleh kedua belah pihak , kontraktor atau konsultan dan pengguna mengenai ketransparanan dan pemberantasan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa.

Tujuan fakta integritas adalah untuk mendukung sektor publik agar dapat menghasilkan barang dan jasa dengan harga bersaing, tanpa adanya penyimpangan-penyimpangan dalam pendapatan tender, sehingga biaya yang tidak perlu dapat ditekan semaksimal mungkin. 

c) Formulir Isian Penilaian Kualifikasi

Formulir kualifikasi ini berisikan pernyataan data administrasi, izin usaha, landasan hukum pendirian perusahaan, data pengurus, data personel, serta data peralatan dan fasilitas.

d) Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen
e) Surat Pernyataan Bukan PNS
f) Surat Pengantar Penawaran
g) Surat Pernyataan Tidak Dalam Pengawasan
h) Surat Pernyataan Tidak Masuk Dalam Daftar Hitam
i)  Surat Menyatakan Bersedia Memberikan Jaminan Pelaksanaan
j)  Surat Pernyataan Memiliki Kemampuan Pada Biadang Pekerjaan Usaha Kecil
k) Surat Pernyataan Mampu Menyediakan Fasilitas, Peralatan dan Porsonel
l)  Surat Asli Kuasa Penandatanganan Penawaran (jika penandatanganan dikuasakan

Dokumen Legal
a) Fotocopy Akte Pendirian dan Perusahaan
b) Fotocopy Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
c) Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
d) Fotocopy Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJk)
e) Fotocopy Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
f) Fotocopy Sertifikat ISO
g) Surat Pernyataan Identitas Diri dan Fotocopy KTP
j) Dokumen-dokumen lainnya yang sesuai dengn persyaratan yang diminta oleh panitia tender.

Dokumen Pajak
a) Fotocopy NPWP dan PKP
b) Fotocopy bukti penerimaan surat SPT tahunan PPh baan, PPh pasal 21, SSP pasal 25

Dokumen Bank
a) Surat asli referensi Bank
b) Fotocopy neraca audi (untuk pengadaan barang, pemborong dan jasa lainnya)
c) Surat jaminan penawaran dari bang (untuk pengadaan barang, pemborong dan jasa lainnya)

Dokumen penawaran administrasi akan dikatakan sah bila :
1. Telah ditandatangai oleh pihak yang berwenang dan semua ketentuan yang dicantumkan dalam  dokumen terpenuhi.

2. Adanya persaingan yang sehat, tidak ada penyelewengan-penyelewengan antara pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang dan jasa

3. Adanya surat jaminan penawaran yang harus memenuhi kriteria
   - Diterbitkan oleh bank umum
   - Masih berlaku masa jaminan penawaran
   - Nama kontraktor dan konsultan sama dengan yang tercantum dalam surat jaminan penawaran
   - Nilai besar jaminan tidak kurang dari nilai nominal yang ditetapkan dalam dokumen
   - Jaminan harus dicantumkan dalam huruf dan angka
   - Nama pengguna yang menerima jaminan penawaran sama dengan nama pengguna yang mengadakan pelelangan 
   - Paket pekerjaan yang dijamin sama dengan pekerjaan yang dilelang
   - Isi surat jaminan penawaran harus sesuai ketentuan dalam dokumen pemilihan kontraktor dan konsultan

4. Surat penawaran yang menggunakan satu sampul harus ditandatangani oleh pimpinan perusahaan, dan kalau berhalangan, maka dia memberikan kuasa kepada pihak lain sesuai dengan surat kuasanya.

5. Pengerjaan harus sesuai dengan waktu yang disepakati

6. Analisis satuan pekerjaan harus utama harus disampaikan dengan lengkap sesuai dengan ketentuan yang ada

7. Melunasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pajak dan melampirkan bukti pembayaran (fotocopy)

8. Untuk hal yang kurang jelas  panitia tender dapat melakukan klasifikasi

9. Untuk penawaran yang telah memenhuhi persyataran administrasi akan dilakukan dengan evaluasi teknis sesuai dengan persyaratan yang disepakati.

Persyaratan Mengikuti Tender Proyek Konstruksi

Persyaratan mengikuti tender telah ditentukan dalam KEPRES, diantaranya persyaratan bagi pengguna, bagi panitia dan bagi konsultan dan kontraktor.

Persyaratan Bagi Pengguna Proyek

1. Memiliki integritas moral
2. Memiliki disiplin tinggi, tanggung jawab dan kualisifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya
3. Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa pemerintah
4. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegas, keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak terlibat dalam KKN.

Persyaratan Bagi Panitia Tender

1. Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas
2. Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan digunakan
3. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia tender yang bersangkutan
4. Memahami isi dokumen pengadaan atau metode dan prosedur pengadaan berdasarkan KEPRES
5. Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat serta menetapkannya sebagai panitia tender
6. Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa

Persyaratan Bagi Kontraktor dan Konsultan

(Pengadaan Barang)

1. Kontraktor harus memiliki SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) yang masih berlaku pada bidang usaa yang ditetapkan
2. Surat dan formulir ditandatangani oleh orang yang secara hukum memiki kapasitas menandatangani  kontrak pengadaan
3. Jika kontraktor melakukan kemitraan, maka harus memiki surat perikatan kemitraan
4. Adanya pengalaman dalam penyediaan barang, baik lingkungan pemerintah atau swasta serta pengalaman subkontraktor selama 4 tahun terakhir, kecuali kontraktor yang berdiri kurang dari 3 tahun
5. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak dalam penghentian usaha, atau tidak sedanga menjalani sanksi pidana
6. Melunasi pajak tahun akhir (SPT.PPh)
7. Kinerja yang baik dan tidak terdaftar sebagai daftar hitam di suatu instasi
8. Memiliki kemampuan pada sub bidang pekerjaan sesuai tender
9. Pengadaan barang harus sesuai dengan batas nilai pemasokan yang dapat dilaksankan
10. Adanya kepemilikikan surat keterangan dukungan dari bank pemerintah atau swasta untuk mengikuti pemilihan penyediaaan barang  sekurang-kurangya 5% dari kontrak dari pemasokan, kecuali untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil
11. Membuat pernyataan tentang kompetensi dan kemampuan usaha sejujur-jujurnya
12. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau 

Persyaratan lain yang harus dimiliki

(Pengadaan Jasa Konsultasi)

1. Adanya surat izin usaha bidang jasa konsultasi kontraksi atau nonkontraksi  yang masih berlaku dan dikeluarkan oleh instasi pemerintahan yang berwenang.
2. Adanya sertifikat keahlian kerja yang masih berlaku yang dan dikeluarkan oleh lembaga atau badan yang berwenang untuk perorangan yang mengikuti tender
3. Jika konsultan melakukan kemitraan, maka harus mempunyai surat perikatan pembentukan kemitraan atau surat perjanjian kemitraan yang membuat presentase kemitraan dan pimpinan kemitraan dalam hal pengadaan jasa konsultasi  ini merupakan konsultan dari badan usaha dan peserta perkualifikasi yang akan melakukan kemitraan
4. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam penghentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana
5. Surat dan formulir ditandatangani oleh orang yang scara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan jasa konsultasi
6. Melunasi pajak tahun akhir (SPT.PPh)
7. Adanya pengalaman dalam penyediaan barang, baik lingkungan pemerintah atau swasta serta pengalaman subkontraktor selama 4 tahun terakhir, kecuali konsultan yang baru berdiri kurang dari 2 tahun
8. Kinerja yang baik dan tidak terdaftar sebagai daftar hitam di suatu instasi
9. Memiliki kemampuan pada sub bidang pekerjaan sesuai tender
10. Konsultan memiliki kemampuan dasar (KD) pada sub bidang yang sekurang-kurangnya sama dengan nilai tender
11. Memiliki NPWP (Nomor Pokkok wajib Pajak) dan buku penyelesaian pajak, ijazah poerguruan tinggi yang diakui instansi pemerintah
12. Membuat pernyataan yang sejujur-jujurnya dan tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimilikinya
13. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau

(Pengadaan Jasa Pemborong)

1. Memiliki surat izin usaha yang masih berlaku pada bidang usaha yang dikeluarkan oleh instansi pemerintahan yang berwenang. Pemborong yang berbadan usaha harus memiliki Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dan surat izin lainnya sesuai yang diisyaratkan
2. Surat dan formulir ditandatangi oleh pihak yang mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan secara hukum
3. Jika konsultan melakukan kemitraaan, maka harus mempunyai surat perikatan pembentukan kemitraan atau surat perjanjian kemitraan yang memuat persentase kemitraan dan pimpinan kemitraan dalam hal pengadaan jasa konsultasi ini merupakan konsultan dari badan usaha dan peserta perkualifikasi yang akan melakukan kemitraan
4. Melunasi kewajiban pajak berlaku
5. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam penghentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana
6. Pemborong memiliki kemampuan dasar (KD) pada sub bidang yang sekurang-kurangnya sama dengan nilai tender
7. Pemborong memiliki kinerja yang baik dan tidak terdaftar sebagai daftar hitam di suatu instasi
8. Memiki surat dukungan keuangan dari bank pemerintah atau bank swasta sesuai dengan persyaratan dokumen kualifikasi
9. Memiliki sisa kemampuan keuangan (SKK) yang cukup dan sisa kemampuan paket (SKP) sesuai dengan persyaratan dokumen perkualifikasi
10. Membuat pernyataan yang sejujur-jujurnya dan tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimilikinya
11. Adanya pengalaman dalam penyediaan barang, baik lingkungan pemerintah atau swasta serta pengalaman subkontrak selama 4 tahun terakhir, kecuali pemborong yang baru berdiri sekitar 3 tahun
12. Memiliki peralatan khusus, tenaga ahli, dan pengalaman tertentu
13. Menyediakan fasilitas dan peralatan serta personel yang diperlukan dan sesuai dengan yang disyaratkan dalam dokumen kualifikasi
14. Melampirkan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan
15. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau

Tahapan Pelelangan/Tender Proyek

a. Tahapan Pengumuman 
Informasi atau pengumuman tender bisa dilihat atau dicari melalui media masa, internet, atau pengumuman langsung di instasi pemerintah atau bisa juga melalui undangan atau telepon untuk metode pelelangan tertentu. Berbagai macam jenis tender yang ditawarkan pemerintah, diantaranya mengenai pembangunan gedung, pembangunan jembatan, pembangunan jalan, pengawasan pembangunan, pengadaan barang, pengadaan alat-alat, dan pengadaan barang serta jasa, pembangunan  dan pengawasan lainnya dari berbagai instasi pemerintah. Selain melalui media masa, informasi melalui internet bisa dilihat di situs milik pemerintah atau BUMN di www.pengadaannasional-bappenas.go.id
Tujuan pengumuman lelang melalui internet adalah :

1. Memudahkan souring, proses pengadaan  dan pembayaran
2. Komunikasi online antara buyers dengan vendors
3. Mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan
4. Menghemat biaya dan mempercepat proses

b. Tahap Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Tender

Setelah informasi tender tersebar, jika para kontraktor atau konsultan berminat untuk mengikuti tender, ada beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya :

1. Tender harus sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki
2. Jangan membuang waktu tender yang tidak sesuai dengan waktu kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki
3. Tengat waktu pendaftaran yang tidak mepet
4. Kelengkapan dokumen sebagai syarat tender
5. Alamat pendaftaran yang harus diingat agar tidak salah alamat

Selain itu panitia biasanya memberikan syarat-syarta pendaftaran, persyaratan tersebut biasanya telah tercantum dalam pengumuman lelang diantaranya :

1. Pendaftaran harus dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan 
2. Surat kuasa jika diwakilkan
3. Akta pendirian perusahaan dan perubahannya
4. Surat izin usaha
5. Kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku
6. Dan persyaratan lainnya yang ditentukan panitia tender

Jika pendaftaran disetujui, kontraktor atau konsultan bisa mengikuti pendaftaran dan pengambilan dokumen melalui internet.

Tahap Penjelasan Pekerjaan Dalam Tender

Dokumen tender yang diterima pada saat pendaftaran, adalah dokumen yang menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan ditenderkan. Di dalamnya menjelaskan perincian secara teknis dan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh para kontraktor dan konsultan diantaranya :

1. Metode pengadaan
2. Cara penyampaian penawaran memakai satu sampul, dua sampul, atau dua tahap
3. Dokumen apa saja yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran
4. Acara pembukaan dokumen tender
5. Metode evaluasi
6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran
7. Jenis kontrak yang digunakan
8. Ketentuan harga dan penggunaan produk dalam negri
9. Ketentuan dan cara subkontak sebagai pekerjaan kepada usaha kecil, termasuk koperasi kecil
10. Besaran, masa berlaku,  dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran

Pada saat penjelasan dokumen tender, para kontraktor dan konsultan tender diperbolehkan untuk menanyakan hal-hal yang belum dipahami atas dokumen tender yang dimiliki, maka diwajibkan bagi kontraktor dan konsultan untuk mempelajari isi dokumen tender tersebut terlebih dahulu sebelum mengisi atau melengkapi dokumen tender. Pengisian atau pelengkapan dokumen tender dilakukan setelah acara penjelasan dokumen lelang dan pengumpulannya akan diberitahu oleh panitia saat  penjelasan dokumen tender.

Pertanyaan dan jawaban antara peserta tender dan panitia harus ditulis pada sebuah kertas  dan dituangkan dalam berita acara serta ditandatangani  oleh panitia dan wakil  peserta yang hadir pada saat penjelasan dokumen tender. Hasilnya akan dibagikan kepada para peserta tender.