ADMINISTRASI PELAKSANAAN KONSTRUKSI

Administrasi pelaksanaan proyek merupakan suatu sistem instruksi laporan evaluasi koreksi secara terus menerus dari suatu proyek dan juga merupakan media kontrol pekerjaan selama proses pelaksanaan berlangsung dan akan ditangani secara khusus. Bersifat teknis san berhubungan dengan masalah pelaksanaan pekerjaan termasuk surat, menyurat, kontrak dan segala perubahannya akan ditangani oleh bagian kontrak.

Proses administrasi proyek dimulai setelah salah satu penyedia jasa (kontraktor) dinyatakan sebagai pemenang dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak dan penerbitan Surat Perintah Kerja (SPMK) oleh pemberi jasa (Owner)

Berikut ini adalah tahapan kegiatan pelaksanaannya :

1. Preconstruction Meeting (PCM) atau Kick Off Meeting
Merupakan kegiatan yang menjelaskan bahwa telah dilakukannya penjelasan lapangan/lokasi pekerjaan untuk diserah terimkaan kepada kontraktor pelaksana yang dihadiri oleh pengelola proyek, konsultan perencana, konsultan pengawas dan kontraktor pelaksana. Bukti fisiknya adalah dalam bentuk Berita Acara Serah Terima Lokasi Pekerjaan.
Tujuannya : Mempersiapkan koordinasi pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai kesepakatan mengenai : 1. dapat menyebutkan dan menjelaskan urutan persiapan pelaksanaan konstruksi, 2. pasal-pasal dalam kontrak, 3. gambar-gambar dan rencana kerja, 4. metode pelaksanaan kerja, 5. penjadwalan, 6. prosedur administrasi, dll.

2. Request
Merupakan pemberitahuan oleh kontraktor pelaksana kepada konsultan pengawas sewaktu akan memulai suatu pekerjaan yang bersifat prinsip dan berisikan metode pelaksanaan, alokasi tenaga kerja, jenis material dan peralatan yang digunakan.

3. Rapat Lapangan (Site Meeting)
Merupakan rapat koordinasi lapangan yang dipimpin oleh konsultan pengawas yang membahas tentang permasalahan dalam pelaksanaan pekerjaan. Hasil rapat lapangan dituangkan dalam Notulen Rapat dan Berita Acara Rapat Lapangan yang memuat uraian permasalahan, tanggapan dan kesimpulan  penyelesaian permasalahan terhadap pelaksanaan pekerjaan. Laporan ini juga memuat keterangan hari, tanggal, bulan, dan tahun dilaksanakannya rapat lapangan serta daftar hadir dan tanda tangan dari peserta rapat.

4. Laporan Kemajuan Pekerjaan (LKP)
Merupakan laporan yang  menerangkan tentang kemajuan pekerjaan yang dilaksanakan dalam bentuk Rekapitulasi Bobot Persentase pelaksanaan kegiatan yang tercapai sebagai pedoman untuk pembayaran angsuran kontrak pelaksana. Laporan ini ditanda tangani oleh konsultan pengawas, kontraktor pelaksana dan pengelola kegiatan (pengguna jasa)

5. Mutual Check Nol (MC-O)
Merupakan salah satu kelengkapan yang wajib dibuat dan dilaksanakan karena ini akan berpengaruh terhadap pekerjaan yang akan dilaksanakan apakah mengalami perubahan, misal volume bertambah atau berkurang dan apakah tetap. Garis besar adri pembuatan mutual check adalah berupa laporan persentase (%) dari semua item pekerjaan yang akan dilaksanakan. Pada mutual check nol (MC 0%) memiliki beberapa bagian yang perlu diketahui yaitu:
- Nama paket pekerjaan dan alamat
- Jenis uraian pekerjaan
- Harga satuan
- Volume Kontrak

6. Perhitungan Pekerjaan Tambah Kurang
Merupakan kontrak anak dari kontrak pemborong yang berisikan perubahan-perubahan dari kontrak induk beserta kelengkapan pendukung sehingga kontrak tersebut harus dibuat dan dikeluarkan. Pekerjaan tambah kurang tersebut dituangakan dalam bentuk Addendum ataupun Amandemen Kontrak.

7. Addendum dan Amandemen Kontrak
Addendum biasanya digunakan dalam istilah perubahan pada suatu perikatan atau perjanjian atau kontrak, sedangkan Amandemen biasanya digunakan untuk perubahan suatu undang-undang atau dasar hukum tertulis. Addendum adalah terdapatnya perubahan yang harus dilakukan dengan melakukan penambahan pada alinea, paragraf atau pasal atas suatu pernyataan, peraturan, undang-undang, perjanjian dll. Amandemen adalah perubahan atas isi kontark/perjanjian yang sudah ada sebelumnya, sifatnya hanya melakukan perubahan yang bisa dalam bentuk menambah atau mengurangi pada alinea atau paragraf yang sudah ada sebelumnya.

8. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
Berita acara yang memuat tentang penyempurnaan pekerjaan yang harus dilakukan dalam masa pemeliharaan dalam rangka persiapan serah terima pertama pekerjaan.

9. Berita Acara Serah Terima Pertama Pekerjaan / PHO
Berupa berita acara yang menerangkan bahwa pelaksanaan pekerjaan telah 100% untuk dilakukannya serah terima pertama pekerjaan kepada pengelola kegiatan (Pengguna Jasa), yang memuai uraian tentang pemeliharaan terhadap bagian pekerjaan jika ditemukan ccat pekerjaan yang masih dapat diterima oleh pihak pengelola kegiatan.

10. Berita Acara Pemeriksaan Akhir Pekerjaan
Berita acara yang memuat tentang penyempurnaan pekerjaan yang telah dilakukan dalam masa pemeliharaan dalam rangka persiapan serah terima kedua pekerjaan.

11. Berita Acara Penyerahan II (Dua) Pekerjaan / Final Hand Over ( FHO)
Berupa berita acara yang menerangkan bahwa pelaksanaan pekerjaan telah 100% untuk dilakukannya serah terima ke dua pekerjaan kepada pengelola kegiatan (Pengguna Jasa), berita acara ini dibuat setelah jaminan masa pemeliharaan selesai.

12. Dokumentasi Pelaksanaan Merupakan rangkuman dokumentasi pelaksanaan pekerjaan yang dibuat oleh kontraktor pelaksana.

13. As Built Drawing
Merupakan rangkuman kegiatan yang dilaksanakan pekerjaan (Shop Drawing) yang dibuat oleh kontraktor pelaksana dan telah disetujui untuk dilaksanakan.

14. Final Quantity (Laporan Akhir)
Merupakan rangkuman kegiatan yang dilaksanakan yang berisikan proses pelaksanaan pekerjaan, perubahan-perubahan yang dapat dijadikan batasan pekerjaan yang telah dilaksanakan pada tahap tersebut untuk tahap berikutnya jika ada.